Comece pela pergunta
Em poucas frases, descreva o que aconteceu e o que você precisa compreender. Não é necessário empregar termos jurídicos: uma explicação direta costuma ser mais útil do que tentar classificar a situação.
Organize uma linha do tempo
Anote os acontecimentos na ordem em que ocorreram. Separe as datas de que você tem certeza daquelas que são aproximadas. Se houver uma comunicação oficial com prazo, mencione sua existência e a data de recebimento.
Saiba quais documentos existem
Faça uma lista dos registros relacionados ao assunto, como contratos, comunicações ou comprovantes. No contato inicial, basta informar que esses documentos existem. Combine o modo de envio antes de encaminhar arquivos.
Separe fatos de interpretações
Conte o que você observou, o que recebeu por escrito e o que ainda não sabe. Essa distinção ajuda a identificar quais informações precisam ser verificadas.
Não dependa de um e-mail para acompanhar prazos
Uma mensagem inicial não confirma atendimento nem acompanhamento de prazo. Se houver data próxima, busque orientação profissional em tempo hábil e confirme expressamente a disponibilidade.